Personalhandboken
Denna personalhandbok är framtagen för att ge alla medarbetare på VMC en tydlig och lättillgänglig översikt över våra gemensamma rutiner, policys och riktlinjer. Handboken ska fungera som ett praktiskt stöd i vardagen och samtidigt spegla vår kultur, våra värderingar och vår gemensamma färdriktning.
Handboken kompletterar gällande lagar, anställningsavtal och kollektivavtal och uppdateras löpande av ledningsgruppen i takt med att verksamheten utvecklas. Det är därför ett levande dokument som gäller för alla delar av företaget.
Vision och affärsidé
VMC – det kompletta bilföretaget på Gotland.
Genom närhet till både kunder och kollegor, moderna lokaler och ett brett utbud skapar vi mervärde. Vår ambition är att leverera högsta möjliga upplevelse genom kompetens, kundvänlighet och kvalitet.
Våra värderingar
-
Ansvar – Vi tar ansvar för vårt arbete, våra kunder och varandra.
-
Kommunikation – Vi pratar med varandra, inte om varandra, och delar kunskap för att skapa delaktighet.
-
Framåtsträvande – Vi söker ständigt nya och bättre sätt att arbeta, utvecklas och bidra till helheten.
Vår syn på medarbetarskapet
På VMC ser vi varje medarbetare som en viktig del av helheten. Att vara medarbetare innebär inte bara att utföra sitt arbete, utan också att bidra till arbetsglädje, utveckling och framåtanda. Vi är övertygade om att vi lyckas bäst när vi tar ansvar tillsammans.
Alla medarbetare på VMC ska ha ett skriftligt anställningsavtal som är daterat och underskrivet innan anställningen börjar. Avtalet är vår gemensamma grund och säkerställer att villkoren följer lagar, kollektivavtal och våra egna rutiner.
VMC tillämpar i regel en provanställning på sex månader. Därefter kan anställningen övergå i en tillsvidareanställning. Innan avtal skrivs under ska utdrag ur brottsregistret lämnas till ansvarig chef.
Ett anställningsavtal på VMC ska alltid innehålla:
-
Arbetsgivarens och arbetstagarens namn och adress
-
Arbetsplatsens adress
-
Tillträdesdatum för anställningen
-
Kort beskrivning av arbetsuppgifter/yrkesroll
-
Om anställningen är provanställning eller ej
-
Längden på prövotiden (vid provanställning)
-
Uppsägningstider
-
Slutdatum (vid tidsbegränsad anställning)
-
Lön, förmåner och utbetalningsdag
-
Pension och försäkring
-
Semesterns längd
-
Veckoarbetstid
-
Vilket kollektivavtal som gäller
Ledighet och frånvaro
För att ansöka om ledighet gäller följande rutiner:
-
Volvo/Nissan: Ansökan görs i Tidomat och närmaste chef ska alltid informeras.
-
Ford/Peugeot: Ansökan lämnas in på blankett och närmaste chef ska alltid informeras.
Längre ledighet (en dag eller mer) ska lämnas in senast tre veckor före planerad frånvaro. Chefen ger besked inom tre dagar och beviljad ledighet rapporteras till ekonomiavdelningen.
Kortare ledighet hanteras löpande av närmaste chef.
Föräldraledighet
Vi vill underlätta för både kvinnor och män att förena arbete och föräldraskap. Under föräldraledigheten skickar vi hem information och du bjuds in till personalaktiviteter.
Rätt till föräldraledighet gäller för:
-
Vårdnadshavare
-
Adoptivföräldrar
-
Sambo/make/maka som stadigvarande bor med förälder
Ledighet ska anmälas senast två månader i förväg. Vid tidigare återgång i arbete kan VMC skjuta upp återgången en månad. Tillfällig vård av barn (VAB) ska anmälas samma dag.
Föräldraledighet får inte påverka dina villkor negativt. Den är semesterlönegrundande i 120 dagar per förälder (180 dagar för ensamstående).
Semester
Vi följer semesterlagen. Semesteråret är 1 april – 31 mars och omfattar 25 dagar per år.
-
Första året kan semester tas ut som förskottssemester, men då utan lön. (Eventuell skuld skrivs av efter fem år om du själv säger upp dig.)
Permission vid dödsfall och begravning
Vid nära anhörigs bortgång beviljas permission med lön enligt gällande praxis i Unionens avtal.
-
1 dag betald permission ges i samband med dödsfall.
-
1 dag betald permission ges i samband med begravning, urnsättning eller gravsättning.
Om begravningen äger rum på annan ort och resan innebär längre restid kan ytterligare 1 dags betald permission beviljas efter överenskommelse med närmaste chef.
Permissionen gäller endast för de dagar som direkt berör dödsfallet eller ceremonin. Behövs mer ledighet i anslutning till detta kan den tas ut som semester eller tjänstledighet
VMC:s arbetsmiljövision
På VMC ska alla medarbetare känna sig trygga, respekterade och må bra.
Vi tar gemensamt ansvar för en arbetsmiljö som är säker, hållbar och utvecklande.
Arbetsglädje, hälsa och respekt är grunden för vår kultur.
Skyddsombud och arbetsmiljö
VMC har skyddsombud som är valda av personalen och som arbetar för en trygg och säker arbetsmiljö.
Som medarbetare ansvarar du själv för att din arbetsplats är städad och säker.
Varje fredag genomförs en gemensam veckostädning där både den egna arbetsplatsen och de allmänna utrymmena ska städas.
Skyddsombud på VMC är:
-
Simon Johansson
-
Per Björklund
-
Johan Gardelius
Utöver den löpande arbetsmiljöuppföljningen genomförs en skyddsrond och miljörond varje kvartal, enligt VMC:s årshjul. Detta är en viktig del i vårt systematiska arbetsmiljö- och miljöarbete.
Arbetskläder
VMC tillhandahåller arbetskläder utifrån vad din roll kräver.
-
Du ansvarar för att kläderna hålls hela och rena.
-
Klädseln ska alltid motsvara kundernas förväntningar och bidra till ett professionellt intryck.
Personlig utrustning
Från din första arbetsdag får du material och utrustning som är nödvändig för ditt arbete.
-
Du ansvarar för utrustningen under hela anställningstiden.
-
Vid anställningens slut ska all tilldelad utrustning återlämnas i gott skick.
Utveckling & Samtal
Utvecklings- och lönesamtal
Varje medarbetare på VMC ska ha:
-
Ett utvecklingssamtal
-
Ett uppföljningssamtal
-
Ett lönesamtal
Samtalen hålls med närmaste chef varje år. För att skapa struktur och jämförbarhet används gemensamma mallar och underlag.
Målsamtal
Vi är en målstyrd organisation där alla befattningar har individuella mål. För att du ska få rätt stöd i att nå dina mål hålls regelbundna målsamtal mellan dig och din chef.
Syftet med målsamtalen är att:
-
Följa upp din utveckling
-
Identifiera hinder
-
Ge stöd för att du ska nå dina individuella mål
Hur ofta samtalen hålls beror på situationen och medarbetarens behov.
Kollektivavtal
VMC omfattas av gällande kollektivavtal med:
-
IF Metall
-
Unionen
Kompetensutveckling
Vi strävar efter att alla medarbetare ska ha rätt kompetens för sin roll och möjlighet att utvecklas. I så stor utsträckning som möjligt följer vi respektive bilmärkes utbildningsplaner.
Misskötsel under utbildning
Om en medarbetare missköter sig under utbildning (t.ex. genom bristande engagemang eller påverkan av alkohol/droger), och detta påverkar den egna eller gruppens utveckling, kan påföljden bli:
-
Skriftlig varning
-
Ersättningsskyldighet för utbildningskostnaden
Koppling till VMC:s ledningsfilosofi
På VMC ser vi utvecklings- och målsamtal som mer än en formell rutin – de är en del av vår ledningsfilosofi.
Vi bygger vår kultur på delat ansvar och delat ledarskap, där fler får vara med och påverka. Genom forum som Ledarforum skapar vi samsyn, engagemang och en gemensam riktning. Samtalen mellan chef och medarbetare blir därför också en del av vårt kollektiva ansvar – att utveckla både individen och organisationen.
Vår grundtanke är enkel:
-
Ledarskap är inte en titel utan ett engagemang.
-
Alla medarbetare kan bidra till att forma framtiden.
-
Genom dialog, måluppföljning och delaktighet skapar vi en kultur där vi växer tillsammans.
Hälsa & Friskvård
Friskvård
VMC vill skapa goda förutsättningar för hälsa och välmående. Som medarbetare erbjuds du ett årskort på Form. För andra friskvårdsaktiviteter kontaktar du ekonomiavdelningen.
Terminalglasögon
Om ditt arbete kräver det har du rätt till bidrag för terminalglasögon, enligt gällande lagstiftning.
Alkoholpolicy
VMC har en särskild alkohol- och drogpolicy (se separat avsnitt). Policyn syftar till att förebygga ohälsa och skapa en trygg arbetsmiljö för alla.
Organisatorisk och social arbetsmiljö
Vi följer Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2015:4 om organisatorisk och social arbetsmiljö.
Det innebär att vi aktivt arbetar för att:
-
Skapa balans mellan krav och resurser
-
Ha tydliga roller och ansvar
-
Förebygga ohälsosam stress
-
Ha nolltolerans mot kränkande särbehandling
Arbetet mot kränkande särbehandling utgår från LO:s riktlinjer. Alla i organisationen har ansvar för att bidra till en arbetsmiljö präglad av respekt, trygghet och inkludering.
Koppling till vår kultur och färdriktning
Hälsa och arbetsmiljö är en del av grunden i ”VMC-huset” – den bild av verksamheten som styr vår färdriktning. Precis som huset behöver en stabil grund för att stå, behöver vår organisation en stark bas av friska, trygga och engagerade medarbetare.
Att ta hand om sin hälsa är därför inte bara en personlig fråga, utan en del av vårt gemensamma ansvar. Genom god arbetsmiljö, förebyggande friskvård och delat ledarskap bygger vi den kultur som gör att vi kan möta framtidens krav tillsammans.
Förmåner & Personalrabatter
Frukost och dryck
-
En enkel frukost med bröd och pålägg erbjuds dagligen för alla medarbetare.
-
Kaffe, te och varm choklad finns alltid tillgängligt.
-
Viktigt: Kaffeautomaten i hallen är i första hand avsedd för våra kunder. Som medarbetare ska du därför i första hand hämta dryck från köket.
-
Undvik att samlas kring kaffeautomaten i hallen – det kan störa kundupplevelsen.
Internköp av utrustning, bilar och andra tillgångar
-
All försäljning sker genom sluten budgivning.
-
Bud lämnas på särskild mall (se bilaga).
-
Varje anställd får köpa maximalt tre bilar per år.
-
Respektive bil måste vara i den anställdes ägo i minst sex månader.
Privat nyttjande av verkstad & tvätthall
Arbete på egna eller närståendes bilar får ske under följande villkor:
-
Endast utanför ordinarie arbetstid (efter kl. 16.00, men inte efter 22.00).
- Ensamarbete är ej tillåtet, dvs att det måsta vara minst två anställda närvarande.
-
Endast material inköpt hos VMC/Lundins Bil får användas.
-
Lokalerna ska vara låsta och larmade när du lämnar arbetsplatsen.
-
Närstående definieras som make/maka/sambo, barn, syskon, föräldrar samt svärföräldrar.
-
Allt arbete ska vara godkänt av ledningsgruppen eller chef.
-
Ägaren till bilen får vistas i lokalerna men inte inne i verkstaden (försäkringen gäller endast för anställd personal).
-
Bilen/objektet ska vara borta från området inom 14 dagar efter arbetets start (gäller även parkeringen).
-
Lokalen ska återställas efter varje användning.
-
Privata saker får inte förvaras inom VMC:s område, inklusive parkeringen.
-
Avsteg från ovanstående kan endast godkännas av ledningsgruppen.
-
Om reglerna inte följs kan arbetsgivaren ge skriftlig varning och kräva att nyckel/larmkod återlämnas.
Inköp av material för privat arbete
-
Varje anställd får köpa material för ett belopp som årligen fastställs av ledningsgruppen.
-
Vid inköp utöver detta belopp gäller följande rabatter:
-
Oljan: 50 %
-
Däck: 27 %
-
Övrigt material: 20 % (på ordinarie leverantörers rekommenderade utpriser)
-
-
Gäller för inköp till närstående (make/maka/sambo, barn, föräldrar, syskon samt svärföräldrar).
-
Avsteg från detta kan beslutas av ledningsgruppen.
Personalrabatt vid verkstadsarbete
-
Vid service och reparation av egen bil gäller 20 % rabatt på ordinarie pris.
-
Detta gäller även för före detta anställda.
Företagets resurser & rutiner
Användande av företagets bilar
Företagets bilar är en del av VMC:s ansikte utåt. När du kör en företagsbil representerar du inte bara dig själv utan hela företaget – uppträd därför alltid som en god representant i trafiken.
-
Demobilar/testdrive samt lån av företagsbilar får användas maximalt 100 mil eller 10 tillfällen per år.
-
Därefter krävs körjournal och eventuell förmånsbeskattning.
Resor i tjänsten
-
Vid tjänsteresor utgår inget traktamente.
-
VMC står för faktiska kostnader för mat och dryck enligt överenskommelse med närmaste chef.
-
Ersättning sker endast mot kvitto.
-
Resor ska bokas så snart utbildningen eller aktiviteten är fastställd för att säkerställa kostnadseffektiva lösningar.
Sociala medier & hur vi pratar om VMC
Hur vi uttrycker oss om VMC – både digitalt och ute bland människor – påverkar vår kunders och omgivningens bild av företaget.
-
Inlägg i sociala medier får aldrig vara negativa eller nedlåtande om företaget.
-
När du pratar om VMC utanför arbetsplatsen, tänk på att du representerar oss även då. Kommentarer som kan uppfattas negativt kan snabbt spridas och skada vårt rykte.
-
Vi uppmuntrar dig att vara stolt över din arbetsplats och bidra till en positiv bild av VMC.
Mobiltelefoner och surfplattor
-
Privata mobiltelefoner och surfplattor får endast användas under arbetstid vid akuta ärenden och samtalen ska hållas korta.
-
I verkstaden är det förbjudet att använda hörlurar kopplade till privata telefoner.
-
Endast arbetstelefoner får kopplas till hörlurar i verkstadsmiljön.
Raster och kök
-
VMC tillhandahåller köksutrustning.
-
Alla ansvarar för att städa efter sig och hålla ordning i kök och lunchrum.
-
Sopor ska tas ut till miljögården.
Användande av företagets datorer
-
Datorerna får endast användas privat under raster eller utanför ordinarie arbetstid.
-
Ansvaret för hur de används är alltid personligt.
Provkörningsslinga
-
Provkörningar ska alltid ske på den markerade slingan (se bilaga).
Försäkringar & Lagar
Försäkringar
VMC följer de försäkringslösningar som gäller enligt kollektivavtal med IF Metall och Unionen. Försäkringarna omfattar bland annat sjukdom, arbetsskador, pension och andra trygghetslösningar för medarbetarna.
Facklig kontakt
-
Unionen: Har en lokal fackklubb på VMC (ansvarig kontaktperson anges separat av klubben).
-
IF Metall: Kontaktpersoner på VMC är Per B och Simon J.
Diskriminering och jämställdhet
Sedan 2009 gäller en samlad diskrimineringslag som ersatte tidigare lagar, inklusive jämställdhetslagen. På VMC är det självklart att vi följer denna lagstiftning och arbetar aktivt för jämställdhet och mot diskriminering i arbetslivet.
Det innebär att vi:
-
Utjämnar och förhindrar skillnader i lön och villkor mellan kvinnor och män som utför lika arbete.
-
Främjar lika möjligheter till löneutveckling för alla.
-
Förebygger och vidtar åtgärder mot diskriminering på grund av kön, etnicitet, religion, sexuell läggning, funktionshinder, ålder eller könsidentitet.
Vi vill ha en arbetsmiljö som präglas av respekt, inkludering och lika möjligheter för alla medarbetare.
Tystnadsplikt
Vissa befattningar inom VMC innebär tillgång till företagskänslig information. I dessa fall kan särskilda tystnadspliktsavtal krävas. Avtalen syftar till att skydda både företaget och våra kunder.
Arbetstid & Öppettider
Öppettider
VMC har följande ordinarie öppettider:
-
Vardagar: 07.00 – 17.00
-
Lördagar: Stängt
-
Vintertid: 07.00 – 18.00, lördag 10.00 – 13.00
-
Dag före röd dag: Stänger kl. 15.00
Arbetstid
Arbetstiden regleras enligt anställningsavtal och gällande kollektivavtal.
Vi använder timbank för att hantera övertid och flexibla arbetstimmar.
-
Övertid och mertid ska alltid godkännas av närmaste chef.
-
Uttag från timbanken görs enligt överenskommelse med chef och i enlighet med kollektivavtal.
Registrering av arbetstid
-
Volvo/Nissan: rapporterar arbetstid i Tidomat.
-
Ford/Peugeot: följer manuella rutiner enligt respektive avdelning.
Anställningens upphörande
Avslutssamtal
När en medarbetare lämnar VMC genomförs alltid ett avslutande samtal mellan medarbetare och närmaste chef.
Syftet med samtalet är att:
-
Ge återkoppling till medarbetaren
-
Fånga upp synpunkter och erfarenheter som kan förbättra vår arbetsmiljö och verksamhet
-
Skapa en respektfull och tydlig avslutning på anställningen
Både positiva och kritiska synpunkter är värdefulla och bidrar till vår utveckling som arbetsplats.
Tjänstgöringsomdöme
När anställningen avslutas kan medarbetaren begära ett tjänstgöringsintyg. Intyget fungerar som ett bevis på anställningen och kan innehålla en beskrivning av arbetsuppgifter samt en sammanfattande bedömning av prestationer.
Alkohol- och drogpolicy
Om policyn
VMC:s alkohol- och drogpolicy är vår gemensamma tolkning och tillämpning av gällande lagar och kollektivavtal. Policyn gäller alla medarbetare, oavsett anställningsform. Den är en del av vårt arbetsmiljöarbete och en förutsättning för att skapa en trygg och professionell arbetsplats.
Ändamål
VMC:s viktigaste resurs är våra medarbetare. Hälsa, säkerhet och arbetsklimat är avgörande för vår framgång. Policyn syftar till att:
-
Förebygga ohälsa och olyckor
-
Skapa en trygg och säker arbetsmiljö
-
Säkerställa kvaliteten i arbetet
Mål
-
VMC ska vara en arbetsplats fri från negativa konsekvenser av alkohol och droger.
-
Vi ska ha en öppen dialog och levande diskussion om dessa frågor.
-
Medarbetare med problem ska få stöd och rehabilitering så tidigt som möjligt.
Förebyggande åtgärder
-
Snabbt agerande vid misstanke om missbruk.
-
Policyn skickas hem till alla anställda och presenteras vid nyrekrytering.
-
Chefer ska ha kunskap om alkohol- och drogfrågor och kunna hantera rehabiliteringsinsatser.
Riktlinjer för medarbetare
-
Ingen får vara påverkad av droger eller alkohol under arbetstid eller på arbetsplatsen.
-
Drogtester kan genomföras utan föranmälan.
-
På utbildningar accepteras endast en öl eller ett glas vin till middagen som måltidsdryck.
-
Vid representation ska alltid alkoholfria alternativ erbjudas.
Handlingsprogram
Vid misstanke om eller konstaterat missbruk upprättas ett handlingsprogram av närmaste chef i samarbete med ledningsgruppen och fackliga företrädare. Programmet ska innehålla både förebyggande åtgärder och riktlinjer för stöd och rehabilitering.
Stöd och kontakter
Som medarbetare har du flera vägar till stöd:
-
Din chef
-
Dina arbetskamrater
-
Företagshälsovården
-
Fackliga organisationer
📎 Bilagor & Dokument
Ledighetsansökan
Mall för ansökan om semester och tjänstledighet
Tjänstebeskrivning
Detaljerade arbetsbeskrivningar för alla roller
Arbetsmiljöpolicy
Riktlinjer för säkerhet och hälsa på arbetsplatsen
Reseräkning
Mall för redovisning av tjänsteresor och utlägg
Intern kontaktlista
Telefonnummer och e-post till alla medarbetare
Utbildningsplan
Översikt av tillgängliga kurser och kompetensutveckling
